Tutoriel pour créer une conférence virtuelle

1) Si ce n'est pas encore fait, vous devez d'abord inscrivez-vous ici.

2) Cliquez ensuite sur "Organiser une conférence" ou cliquez ici.

Cela demandera les paramètres de base de votre conférence tels que titre, résumé, dates, combien de participants vous attendez, si vous souhaitez que vos participants rédigent un compte rendu après la conférence et le domaine de votre recherche. Tout peut être changé par la suite, alors ne vous inquiétez pas si vous ne connaissez pas encore parfaitement tous les paramètres. Notez qu'une fois que vous payez, le nombre de participants et les dates ne peuvent plus être ajustés (sauf si vous nous contactez). Vous pouvez choisir de demander à vos participants de payer des frais pour participer à votre conférence. Il s'agit d'un tarif par personne (pas par oral) et vous pouvez le définir à la valeur que vous souhaitez. Cela peut être ajusté au fil du temps (par exemple, s'il y a des frais d'inscription anticipée jusqu'à une certaine date, après cela, vous pouvez augmenter le prix). Tout l'argent collecté sera soit utilisé pour compenser plus d'émissions carbone, soit envoyé sur votre compte bancaire (ou celui de votre institut). CarbonFreeConf garde juste 10% % pour tenir compte des frais que nous avons lors de la collecte de l'argent par carte de crédit ou de débit et en raison des frais de change que notre banque nous facture. Une fois que tout est correct, cliquez simplement sur le bouton "Enregistrer la conférence".

3) Vous arrivez ensuite dans le panneau d'administration de votre conférence (comprenant 5 onglets) où vous pouvez configurer plus de choses. Un bon processus serait de suivre ces étapes logiques (mais vous n'êtes pas obligé de le faire si votre logique diffère de la nôtre):

- Premier onglet en premier (détails de la conférence) :

Configurez le bon fuseau horaire (s'il est différent du fuseau horaire local où vous vous trouvez). C'est le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez programmer votre programme (par exemple, la plupart des participants viendront d'Espagne et vous êtes au Japon, il peut être judicieux de choisir un fuseau horaire espagnol pour configurer votre programme et le faire démarrer au bon moment). Ceci est important pour bien faire les choses, car cela fixera les heures de début et de fin de votre conférence en fonction de votre programme.

Si vous savez déjà si vous souhaitez que la conférence soit enregistrée, cochez cette case. Vous devez également télécharger un logo qui sera affiché sur le site Web de votre conférence et dans la salle de conférence le jour J. Vous pouvez également ajouter une image d'arrière-plan qui serait utilisée en background dans la salle de conférence et pour remplacer les arrière-plans des participants pour ceux avec un écran rouge, bleu ou vert derrière eux. N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer les détails de la conférence" avant de passer à l'onglet suivant.

- Deuxième onglet (participants) :

Vous pouvez maintenant commencer à ajouter les participants que vous souhaitez inviter à votre conférence. Deux manières sont possibles (et les deux peuvent être utilisées ensemble) : soit vous les ajoutez une par une, soit vous fournissez un fichier Excel contenant une liste déjà préparée. Si c'est le cas, remplissez les trois champs obligatoires (prénom, nom et e-mail) et cliquez sur "Ajouter cette personne" autant de fois que le nombre de participants invités. Si vous choisissez cette option, cliquez sur le bouton "Télécharger un fichier Excel avec les participants" et une fois ajouté, cliquez sur le bouton "charger les participants à partir du fichier Excel téléchargé". Cela ajoutera tous les participants du fichier Excel qui n'apparaissent pas encore (avec le même email) dans votre liste.

Une fois ajoutés, les participants apparaîtront comme non inscrits (à l'exception du créateur de la conférence, probablement vous). Ils devront s'inscrire avant que vous puissiez faire quoi que ce soit de plus. Pour qu'ils s'inscrivent, vous allez d'abord créer votre site web de conférence (voir dernière étape) puis leur envoyer un email en cliquant sur le bouton (vous pouvez également envoyer un e-mail de groupe à tous les participants non enregistrés en cliquant sur le bouton "envoyer des e-mails de groupe"). Une fois qu'ils se sont inscrits (en utilisant le site Web de votre conférence), ils apparaîtront comme inscrits dans le panneau des participants. Vous pouvez ensuite cliquer sur "Inscrit" pour voir s'il a postulé pour une oral, poster ou sa présence uniquement et peut modifier/valider la conférence et changer le rôle de l'utilisateur (par exemple, si vous souhaitez qu'il soit modérateur dans la salle de conférence le jour J, ou membre du comité de programme, et/ou super-utilisateurs afin qu'ils aient des pouvoirs d'administrateur et puissent accéder au panneau d'administration et à la salle de test de la conférence pour discuter avec vous sur notre plateforme). C'est également là que vous décidez si la participation est un oral normale ou une revue, une discussion, un oral invité, etc... Les personnes que vous n'avez pas invitées peuvent également s'inscrire sur le site de votre conférence mais elles apparaîtront dans la section "Autres participants qui se sont inscrits" dans l'onglet participants et c'est à vous de valider leur participation ou non.

- Troisième onglet (programme) :

Maintenant, vous pouvez commencer à remplir le programme. Il est important que vous ajoutiez au moins une participation au moment où vous souhaitez que la conférence commence et une lorsque vous souhaitez qu'elle se termine car le programme fixe le moment où la conférence en ligne commencera à être accessible pour vous et vos participants ainsi que lorsqu'elle se terminera.

Lorsque vos participants se sont inscrits et que vous avez accepté leurs participations dans le panneau des participants, vous pouvez également cliquer sur le bouton bleu à côté d'un participant pour ajouter sa conférence directement dans le planificateur de programme (cet onglet).

Vous pouvez faire glisser et ajouter de nouvelles participations sur le planificateur de programme où vous le souhaitez et vous pouvez les modifier en cliquant sur le symbole de détail qui apparaît lorsque vous cliquez une fois sur une participation donnée.

- Quatrième onglet (site Web de votre conférence) :

Il est maintenant temps de créer votre site Web de conférence. Accédez à l'onglet "Site Web de votre conférence" et remplissez le texte qui apparaîtra sur la page d'accueil du site Web de votre conférence ainsi que le concept de la conférence qui sera affichée sur le site Web. Vous pouvez personnaliser le texte (surbrillance, police plus grande, ajout de liens, images, vidéos,...) en utilisant les outils fournis dans chaque boîte. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton "Créer un site Web de conférence". Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton "Consulter le site Web de la conférence" pour voir à quoi il ressemble.

- Cinquième onglet (salle de test de la conférence) :

Cet onglet vous donne accès à un exemple de salle de conférence, où vous pourrez tester toutes les différentes possibilités avant le grand jour. Vous pouvez également vous réunir ici avec d'autres organisateurs pour discuter de la conférence et la mettre en place ensemble.

- Sixième et dernier onglet (salle de discussion) :

Cet onglet vous donne accès aux différentes salles (une pour les organisateurs et une pour tout le monde) créées pour vous dans la zone de discussion. Si vous souhaitez créer plus de groupes privés, vous pouvez le faire dans cet onglet. Choisissez simplement le titre du nouveau groupe, définissez une description et un sujet, et choisissez qui devrait être inclus dans ce groupe parmi vos participants. Il est préférable d'attendre que tous les participants se soient abonnés afin de ne pas avoir à les ajouter manuellement au nouveau groupe ultérieurement dans les paramètres de la salle de discussion.

4) Maintenant que tout est prêt, vous devriez commencer à ajouter les personnes qui co-organisent la conférence avec vous. Une fois qu'ils se sont inscrits, vous pouvez leur donner le statut de super-utilisateur (en cliquant sur le bouton "Enregistré" dans le panneau des participants) afin qu'ils puissent accéder au panneau d'administration avec vous, ajouter des participants, modifier le programme et accéder à la salle de test pour vérifier les fonctionnalités et rencontrer le panneau d'organisation.

5) Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton "Soumettre la conférence" en bas de l'écran pour que votre conférence commence à apparaître sur notre site Web. Vous devrez cliquer sur ce bouton chaque fois que vous apportez des modifications importantes à la conférence (par exemple, modifier les heures de début et/ou de fin de la conférence, les paramètres de la conférence,...).

6) Vous pouvez maintenant jeter un coup d'œil à la salle de conférence. Vous disposez d'une salle de test jusqu'au grand jour et vous pouvez vous y retrouver aussi souvent que vous le souhaitez avec les autres organisateurs. Vous et les co-organisateurs êtes définis comme modérateurs afin que vous puissiez jouer avec les différents paramètres disponibles dans la salle de conférence (les modérateurs peuvent voir une boîte noire dans la salle de conférence que les autres participants ne voient pas). Par exemple, vous pouvez permettre aux gens de discuter, de tweeter les résultats, de changer de rôle (par exemple, si un participant veut présenter quelque chose rapidement, vous pouvez lui donner le droit).

7) Si vous avez coché la case pour que vos participants écrivent des actes après la conférence, vous pouvez aller vérifier à quoi ressemble l'interface des actes de conférences. Allez dans le menu du haut et cliquez sur votre login (en haut à droite) puis sur "Mon compte". Vous pouvez commencer à remplir votre procédings et le laisser sous forme de brouillon afin que personne ne puisse le voir. Vous pouvez utiliser les formules latex et ajouter une bibliographie en utilisant bib latex comme décrit sur la page "Mes actes".

8) Vous pouvez payer quand vous le souhaitez, mais avant le début de la conférence , sinon la conférence serait automatiquement annulée. N'oubliez pas qu'une fois que vous avez payé, le nombre de participants ne peut plus être modifié ni les dates de début et de fin (sauf si vous nous contactez) car cela modifierait la compensation carbone que vous avez déjà payée.

9) Nous vous invitons également à jeter un coup d'œil dans les archives pour vérifier les conférences enregistrées existantes et/ou les actes .

10) Les organisateurs et le comité disposent d'une salle privée pour discuter de la conférence si un appel vidéo n'est pas nécessaire. Notez qu'il y a une autre salle créée pour votre conférence pour tous les participants et ils peuvent commencer à l'utiliser dès que vous acceptez leurs participations dans le panneau d'administration. Vous pouvez également créer des salles supplémentaires (nous créons une salle de pause-café par défaut pour vous) avec un sous-ensemble sélectionné de participants si vous accédez à l'onglet Salle de discussion.

11) Si vous avez autorisé les posters, il y aura également une salle attribuée à chaque poster qui sera accessible en allant dans la zone des posters et en cliquant sur un poster donné. Les appels vidéo ou le chat peuvent être utilisés pour parler au présentateur du poster et ce dernier peut même enregistrer sa voix (s'il le souhaite) pour expliquer de quoi parle son poster lorsqu'il n'est pas là. L'enregistrement vocal sera accessible via la salle privée du poster à chaque participant.

12) Votre conférence commencera à être accessible tous les jours une heure avant l'heure officielle fixée sur le calendrier. Il est accessible aux présentateurs, modérateurs et super-utilisateurs. Cela afin de configurer la salle de conférence et aussi pour que les présentateurs testent l'interface virtuelle et voient si tout fonctionne correctement.

1) Vous avez un accès permanent aux salles de test pour organiser vos réunions liées à la conférence. Vous pouvez venir rencontrer vos co-organisateurs dans cette salle de test et commencer à vous familiariser avec les multiples possibilités qui s'offrent à vous lorsque vous gérez réellement la conférence le grand jour. Vous pouvez également rencontrer les membres du comité de programme (comité de décision) dans ces salles de test pour, par exemple, choisir la bonne liste de participants, décider à qui vous donnez un oral, ... Les autres participants (qui ne sont pas des super-utilisateurs ou qui ne font pas partie des organisateurs/panel de décision) ne sont pas autorisés dans les salles de test et tout ce qui est dit peut donc être gardé secret.

2) Si vous organisez une conférence avec plus de 20 participants, il peut être pratique de remplir votre liste de participants dans un fichier Excel qui peut ensuite être saisi dans votre panneau d'administration plutôt que d'ajouter des participants un par un.

3) Vous pouvez envoyer des courriels à vos participants et/ou à votre comité d'organisation à partir du panneau d'administration. Il existe de nombreuses options pour sélectionner les bonnes personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des e-mails (par exemple, les participants non enregistrés, les membres du comité de décision, les personnes invitées à des conférences ou des posters,...). Notez que vous pouvez sélectionner plusieurs de ces listes ensemble et que les personnes figurant dans plusieurs listes ne recevront qu'un seul e-mail. Vous pouvez également ajouter un lien vers le site Web de votre conférence dans votre e-mail et/ou un lien vers la salle de conférence pour le grand jour en cliquant sur 'Copier le lien vers...' sous la boîte de message lors de la rédaction de l'e-mail. Vous pouvez également envoyer des e-mails individuels en cliquant sur le symbole à côté du nom d'un participant.

4) N'hésitez pas à utiliser le bouton une fois que vous avez accepté une participation pour l'ajouter à votre programme. Cela copiera ensuite toutes les informations (telles que le résumé, le titre, le nom de l'orateur,...) directement dans le planificateur de programme et ça sera visible sur le site Web de votre conférence. Vous n'aurez plus qu'à positionner cette nouvelle conversation au bon endroit.

5) Avant la conférence et dès que vos participants ont accepté leurs participations, ils peuvent ajouter des diapositives ou des posters sur le site Web de votre conférence (ils doivent aller dans "mes participations") qui seront téléchargées de notre côté et peuvent être récupérées par vous ou d'autres participants (ou rendues publiques).

6) Vous pouvez décider de demander des frais de participation minimes à tous vos participants (si la conférence n'est pas gratuite de notre côté) afin que le coût global soit partagé entre de nombreuses personnes. Votre organisation / institut peut même faire des bénéfices. Vous pouvez ensuite décider d'utiliser cet argent supplémentaire pour compenser plus d'émissions de carbone que celles produites par votre réunion virtuelle ou qu'il vous soit versé (ce que nous n'encourageons pas sauf si c'est pour une bonne cause, par exemple compenser les émissions carbone à votre institut, payer un prix du meilleur poster/prix de recherche à la fin de votre conférence, ...). Par exemple, demander une petite somme de 20 € à chacun des 100 participants potentiels couvre déjà les frais de la conférence et en CO₂ (environ 260 € pour trois jours) et laisse un bénéfice d'environ 1 500 €.

7) Trois salles privées (une pour les organisateurs, une pour tous les participants et une pour les pauses café) seront automatiquement créées dans la zone de discussion. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer plus de salles privées et inviter les participants spécifiques qui peuvent accéder à chacune d'elles (via l'onglet Salle de discussion). Attendez que tous les participants se soient abonnés, sinon ils ne seront pas visibles dans l'onglet chat.

8) Si les posters sont autorisées, vous devez indiquer aux présentateurs de posters qu'ils peuvent utiliser les salles privées dédiées à leurs posters dans la zone de discussion pour produire un enregistrement vocal qui peut être écouté par les autres participants. Cet enregistrement devrait expliquer rapidement de quoi parle le poster et les principaux résultats et il sera toujours accessible tout au long de la conférence. Vous voudrez peut-être aussi avoir un peu de temps consacré au poster dans votre planning où les présentateurs seraient présents et les participants pourraient les appeler ou discuter avec eux de leurs posters.

9) Chaque jour, les coulisses de la conférence deviennent accessibles une heure avant l'heure officielle de lancement. Vous devriez dire aux présentateurs de la première session de venir tôt et de tester leurs présentations avant la mise en ligne. Vous pouvez prévoir des pauses de 30 minutes entre chaque session que les modérateurs peuvent utiliser pour donner la possibilité aux présentateurs de la session à venir de tester l'interface virtuelle et de voir s'ils peuvent accéder à leurs présentations sans aucun problème.

10) Si vous enregistrez les présentations, vous pouvez soit appuyer sur le bouton d'enregistrement une fois dans la salle virtuelle, soit enregistrer les discussions une par une en arrêtant l'enregistrement si nécessaire. Dans ce dernier cas, les conférences seront ensuite téléchargées une par une de notre côté et vous pourrez donner un titre différent à chacune d'elles (par exemple pour chaque orateur différent).